CHECKING TASKS / Le dispositif de suivi cadencé et de contrôle qualité

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Le Contrôle Qualité du partenariat a été redéfini et consolidé dès l'entame du partenariat puisque l'évaluation par l'Agence Erasmus+ avait pointé-là une des failles de la candidature (notamment parce que la procédure était peu décrite en dehors de l'établissement français). Un dispositif de suivi a donc été précisé dès la réunion transnationale R1 (novembre 2015) et les partenaires étrangers ont été à cette occasion invités à adopter une chronologie parallèle à celle qui était mise en oeuvre au Lycée Ravel pour vérifier le bonne mise en oeuvre du projet.

Il s'est agi en premier lieu d'implanter des points de contrôle cadencé. Au départ, ces derniers devaient être trimestriels, mais on a adapté le rythme en fonction des contingences matérielles (ajustements un peu dificiles en début de projet) et pour tenir compte des mobilités et du fonctionnement budgétaire ; au total, ce sont sept "check points" qui auront été implantés sur toute la période de 36 mois (ce qui porte la fréquence des CP à cinq mois en moyenne, sans tenir compte des congés d'été, et définit donc sept périodes réparties en deux périodes de surveillance à partir du séminaire R2, afin de séparer plus nettement les deux phases pédagogiques du partenariat : la première tournée vers les mythologies et les peurs traditionelles ou intemporelles, la seconde, vers  le travail de réécriture et la confrontation aux peurs modernes). 

L'idée était de profiter de chaque point de contrôle pour mener de front un check up budgétaire (vérification des dépenses réalisées et à venir avec le Gestionnaire) et pédagogique (réunion de l'équipe de pilotage locale pour faire prendre connaissance des notes de coordination transnationales et internationales et dresser un bilan) en amont, puis stratégique (émission d'indications concernant les échéances prochaines : mobilités ou coopérations) et managérial (entrevue avec le chef d'établissement pour proposer les décisions à prendre).

Par ailleurs, le découpage annoncé en deux phases pédagogiques permettait d'imposer un diagramme de Gantt précis pour la seconde phase et de recentraliser la direction du projet si nécessaire) dans les seize derniers mois. Adopté en principe dès R2, ce nouveau schéma d'organisation a été affiné et validé définitivement lors du séminaire R3.

Grâce à cette précaution, la qualité du partenariat fut maintenue malgré la démission de fait de la coordinatrice littéraire, remplacée par un binome franco-roumain à partir de R3, et le processus de réécriture fut mené à bien en dépit des difficultés initiales (par exemple  : l'absence de certaines délégations lors de l'échange C4). On peut considérer de ce point de vue que le dispositif de suivi a permis, non seulement de vérifier la mise en oeuvre des activités prévues dans le formulaire de candidature, mais encore d'adapter le projet en maintenant la cohésion de l'ensemble.

A l'occasion de chaque CP le Chef de Projet propose, en tant que Coordinateur International, aux porteurs de projet (professeurs relais et/ou enseignants impliqués dans les mobilités de la période de surveillance et enquête) un questionnaire de satisfaction sur le projet et/ou les mobilités implantées. Il produit d'après les réponses un rapport sur la période (avancement de la médiatisation, respect des engagements, retards de calendrier, ressenti, etc.) et un compte-rendu en ligne  sur les mobilités éventuelles, en utilisant le référentiel du partenariat (ses buts, objectifs généraux, intermédiaires et opérationnels tels que décrits dans la grille d'évaluation de type "U"). Il émet une note de coordination pour donner une synthèse de ces résultats, tenant compte également des enquêtes d'auto-évaluation demandées aux apprenants. Il peut lui arriver de faire des suggestions (par exemple, suggérer le rattrapage de mobilités perdues par des augmentations d'effectifs ou des voyages compensatoires voire d'adresser des mises en garde (s'agissant notamment de la complétion de Mobility Tool).

A l'occasion de chaque réunion transationale, et en marge des voyages d'étude,  un point est fait sur la bonne marche du projet et, dans certains cas, sur les nécessaires correctifs. C'est ainsi que les coordinateurs transnationaux ont demandé, lors du séminaire R2, à ne pas intervenir directement dans la collecte des informations auprès de chaque établissement scolaire, qu'ils ont alors  laissée au Chef de Projet, puis ont proposé un fonctionnement plus hiérarchisé en faveur de ce dernier (lors de C2).

Voir dans NOTRE BUREAU EUROPEEN (Website du Lycée Ravel accessible en cliquant sur l'onglet en haut à droite ) le plan du partenariat dans la page monitoring. On accèdera à partir de cette page aux différents Check Points ou aux comptes-rendus des mobilités comme au diagramme de Gantt valable pour la second ephase pédagogique.

The Quality Control of the partnership was redefined and consolidated from the beginning of the partnership since the evaluation by the Erasmus + Agency pointed out one of the weaknesses of the application (in particular because the procedure was poorly described outside the institution French).

A follow-up mechanism was therefore specified at the R1 transnational meeting (November 2015) and the foreign partners were invited on this occasion to adopt a timeline parallel to that implemented at Ravel High School to verify the proper implementation of the program. project.It was primarily to implement timed control points. Initially, the latter had to be quarterly, but the pace was adapted according to the material contingencies (adjustments a little difficult at the beginning of the project) and to take into account the mobilities and the budgetary functioning; in total, seven "check points" will have been established over the entire 36-month period (bringing the frequency of CPs to five months on average, without taking into account summer holidays, and thus defining seven periods divided in two periods of supervision starting from the R2 seminar, in order to separate more clearly the two pedagogical phases of the partnership: the first turn towards the mythologies and the traditional or timeless fears, the second, towards the work of rewriting and the confrontation with the modern fears ).

The idea was to take advantage of each checkpoint to carry out a budgetary check up (verification of the realized and future expenses with the Manager) and pedagogical (meeting of the local steering team to get acquainted with the coordination notes and transnational and international) and upstream, then strategic (issuing indications concerning the next deadlines: mobility or cooperation) and managerial (interviewing the head of the school to propose the decisions to be taken).In addition, the division announced in two pedagogical phases allowed to impose a precise Gantt chart for the second phase and to re-centralize the direction of the project if necessary) in the last sixteen months. Adopted in principle from R2, this new organization scheme was refined and validated definitively during the R3 seminar.

Thanks to this precaution, the quality of the partnership was maintained despite the  resignation of the literary coordinator, replaced by a French-Romanian binomial from R3, and the rewriting process was carried out overcoming the initial difficulties (for example : nor French and Italian students were involved in C4 exchange). From this point of view, it can be considered that the monitoring system made it possible not only to check the implementation of the activities provided for in the application form, but also to adapt the project while maintaining the cohesion of the whole.
 
On the occasion of each CP the Project Manager proposes, as International Coordinator, to the project holders (relay teachers and / or teachers involved in the mobilities of the monitoring period and survey) a satisfaction questionnaire on the project and / or the mobilities implanted. It produces according to the answers a report on the period (progress of media coverage, compliance with commitments, schedule delays, felt, etc.) and an online report on mobilities, using the reference framework of the partnership ( its objectives, general, intermediate and operational objectives as described in the "U" type evaluation grid). It issues a coordination note to summarize these results, also taking into account the self-assessment surveys requested of learners. He may make suggestions (for example,  catching-up of lost mobility through staffing increases or compensatory trips, or even he send warnings (particularly regarding the completion of Mobility Tool).
 
On the occasion of each transnational meeting, and on the sidelines of the study travelss, an update is made on the progress of the project and, in certain cases, on the necessary corrective measures. Thus, the transnational coordinators asked, during the R2 seminar, not to intervene directly in the collection of information from each school, which they then left to the Project Manager, then proposed a more hierarchical operation. in favor of the latter (in C2)

 

partenariat ERASMUS+ NUITS BLANCHES NBE+ 2015-2018 et eTwinning ILARGIA / coordination internationale Vanderplancke P-L